Checklist voor hippische ondernemers: alles op orde?

Wettelijke verplichtingen

Elke ondernemer in de hippische sector moet voldoen aan verschillende wettelijke verplichtingen. Deze regels zijn er niet alleen om veiligheid te garanderen, maar ook om risico’s te beperken en ervoor te zorgen dat je bedrijf voldoet aan alle richtlijnen die zowel de wet als verzekeringsmaatschappijen stellen. Hier zijn enkele belangrijke punten om jaarlijks te controleren:

• Calamiteitenplan: Het is verplicht om een actueel calamiteitenplan te hebben waarin staat hoe te handelen bij brand, ongelukken of andere noodsituaties. Zorg ervoor dat iedere medewerker hiervan op de hoogte is en weet wie welke rol heeft in geval van een noodgeval.

• Noodverlichting: De Arbowet schrijft voor dat noodverlichting en vluchtroutes goed onderhouden moeten worden. Controleer jaarlijks of alle verlichting werkt en of de bewegwijzering duidelijk zichtbaar is.

• Huisregels: Een goed opgesteld reglement helpt om orde en veiligheid op het bedrijf te handhaven. Heb je duidelijke regels voor klanten, medewerkers en bezoekers? Zijn ze nog up-to-date? FNRS moedigt alle hippische ondernemers aan om te investeren in het opstellen van goede huisregels en hier regelmatig aandacht aan te besteden. Op de website van de FNRS en de SVP zijn huisregels en rijbaanregels te downloaden.

• Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E): Een RI&E is een wettelijke verplichting voor bedrijven die werken met personeel, stagiaires en/ of vrijwilligers. Het geeft inzicht in de mogelijke risico’s op het bedrijf en maakt duidelijk welke maatregelen moeten worden getroffen om deze risico’s te minimaliseren. Een RI&E moet dus vooral als een waardevol instrument gezien worden om risico’s te voorkomen. Daarom is het ook een vereiste voor het FNRS-lidmaatschap en wordt bij elke keuring gecontroleerd of het bedrijf een actuele RI&E heeft ingevuld.

• Is jouw bedrijf AVG OK? Met de Algemene verordening gegevensbescherming is het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met klantgegevens volgens de AVG-regelgeving. Controleer regelmatig of jouw privacy beleid nog voldoet aan de wettelijke eisen. Voor hippische ondernemers is het essentieel te beseffen dat AVG-naleving geen eenmalig project is. Je bent verplicht vast te leggen hoe je aan de wet voldoet en ervoor te zorgen dat je beleid up-to-date blijft. Ontwikkelingen binnen je organisatie die impact hebben op privacy moeten meegenomen worden, waardoor AVG-naleving een continu proces is.

TIP: FNRS-partner AVG OK biedt een speciaal programma om bedrijven te ondersteunen bij het voldoen aan de AVG-regelgeving. Dit online stappenplan begeleid je door het proces met duidelijke uitleg en video’s bij elke stap. FNRS-leden profiteren van een korting op dit programma.

• NEN-keuring: Elektrische installaties en machines moeten periodiek gekeurd worden om gevaarlijke situaties te voorkomen. Check of alle apparatuur veilig is en of de keuringsrapporten op orde zijn. Lees hierover meer op pagina 10.

• HACCP-plan: Heb je een kantine of verkoop je voedsel op je bedrijf? Dan moet je voldoen aan de voedselveiligheidsregels en een HACCP-plan opstellen en bijhouden.

• Draai jij muziek op jouw bedrijf? Muziek zorgt voor sfeer en gezelligheid. Maar wanneer je muziek openbaar maakt, krijg je te maken met Buma/ Stemra en SENA. Op grond van de Auteurswet hebben artiesten en producenten namelijk recht op een vergoeding. SENA regelt de rechten van muzikanten en producenten. Buma/Stemra komt op voor de bedenkers van muziek, zoals componisten en tekstschrijvers. Hoeveel je precies moet betalen, hangt af van de vloeroppervlakte kantine. FNRS-leden profiteren van een aanzienlijke collectiviteitskorting.

Personeel en arbeidsrecht

Naast veiligheidsregels moet je als werkgever ook voldoen aan diverse verplichtingen rondom personeel. Een goed personeelsbeleid draagt bij aan een prettige en veilige werkomgeving en voorkomt juridische problemen.

• Arbeidscontracten: Controleer jaarlijks of de contracten van je werknemers nog up-to-date zijn en voldoen aan de laatste wetgeving. Denk hierbij ook aan oproepkrachten en stagiaires.

• BHV & EHBO: Wettelijk gezien moet er op de werkvloer altijd iemand aanwezig zijn met een geldig bhv- of EHBO-certificaat. Controleer daarom of jouw medewerkers deze certificaten hebben en of ze op tijd hun herhalingstrainingen volgen.

TIP: FNRS-partner Paard & BHV biedt een cursusaanbod dat perfect aansluit op de praktijk. FNRS leden profiteren van een exclusieve korting en een speciaal samengesteld cursusaanbod op het gebied van veiligheid en bedrijfshulpverlening binnen de hippische sector.

• Brandpreventie: Brandgevaar is op een hippisch bedrijf altijd een punt van aandacht. Heb je voldoende brandblussers? Zijn ze gekeurd? Zijn medewerkers op de hoogte van wat men moet doen bij brand?

• Instructeursdiploma’s en bijscholingen: Voor het geven van paardrijlessen zijn bepaalde diploma’s vereist. Daarnaast kunnen bijscholingen verplicht of wenselijk zijn. Zorg dat alle instructeurs up-to date zijn met hun kennis.

• Functioneringsgesprekken: Regelmatige gesprekken met medewerkers zorgen voor een professionele werksfeer en helpen om problemen op tijd te signaleren. Dit draagt bij aan goed werkgeverschap!

• Bedrijfsuitje: Niet verplicht, maar wel belangrijk! Een goede teamgeest draagt bij aan de werksfeer en de prestaties van je medewerkers.

Praktische adviezen van de FNRS

De FNRS helpt hippische ondernemers om hun bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Naast wettelijke verplichtingen is het slim om kritisch te kijken naar de algehele bedrijfsvoering. Hier zijn enkele tips om je bedrijf te verbeteren en toekomstbestendig te maken:

• FNRS-kwaliteitsbeleid: Wil je bedrijfsvoering verbeteren of meer sterren behalen? Bekijk de criteria van het FNRS-kwaliteitsbeleid en bepaal waar je kunt optimaliseren.

• Klanten- en paardenbestand: Houd je administratie op orde en zorg ervoor dat alle gegevens van klanten en paarden correct zijn geregistreerd. Zijn ruiters en klanten die niet meer actief zijn correct uit het systeem en bij de aangesloten partijen afgemeld? En staan alle paarden juist geregistreerd bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)?

• Verzekeringen: Sluiten jouw verzekeringen nog aan op je bedrijfsvoering? Controleer of je dekking up-to-date is.

TIP: Voor advies kun je FNRS-partners Quintes Finagri of Equine Risk benaderen. Beide partijen zijn gespecialiseerd in verzekeringen en risicobeheer voor de hippische sector.

• Omgevingsvergunning: Voorkom problemen en controleer of je vergunningen in lijn zijn met de activiteiten op je terrein.

• Website & social media: Online zichtbaarheid is tegenwoordig cruciaal. Zorg dat je website actueel is en dat je social media actief wordt gebruikt.

• EHBO-doos & stalapotheek: Controleer de houdbaarheid van EHBO-materialen en zorg dat de stalapotheek op orde is.

• Bodems van rijbanen: Goed onderhoud voorkomt blessures bij paarden en ruiters. Plan regelmatig een controle en onderhoudsbeurt in.

• Kostprijscalculatie: Weet jij wat je diensten echt kosten? Door dit jaarlijks te berekenen, kun je tarieven goed onderbouwen. De FNRS heeft een kostprijscalculatie ontwikkeld waarmee je de kostprijs per paard, de opbrengsten en de beschikbare marge inzichtelijk krijgt om een gezonde prijs te kunnen bepalen. Zo kunnen we goed helpen om de huidige situatie in kaart brengen.

• Subsidies: Er zijn vaak subsidies beschikbaar voor verduurzaming en bedrijfsontwikkeling. Check of je in aanmerking komt!

• Stikstof en mestberekening: Voldoet jouw bedrijf aan de milieuregels? Houd de regelgeving goed in de gaten om boetes te voorkomen.

• Drinkwatercontrole: Goede waterkwaliteit is essentieel voor de gezondheid van je paarden. Laat het water regelmatig testen.

• Zonnepanelen schoonmaken: Dit kan het rendement van je zonnepanelen aanzienlijk verhogen.

• Grote schoonmaak: Denk aan dakgoten, stallen, onkruid wieden en schilderwerk om je bedrijf representatief te houden.

• Klantentevredenheidsonderzoek: Vraag je klanten hoe ze jouw bedrijf ervaren en gebruik feedback om verbeteringen door te voeren.

• Ongediertebestrijding: Zorg ervoor dat je maatregelen neemt tegen ongedierte, zoals muizen en vliegen, die de hygiëne kunnen aantasten. Het runnen van een hippisch bedrijf is een flinke uitdaging, maar met een gestructureerde aanpak voorkom je problemen en zorg je voor een veilige, professionele en succesvolle onderneming. Door jaarlijks je wettelijke verplichtingen en andere belangrijke zaken te controleren, sta je nooit voor verrassingen. Gebruik de jaarlijkse checklist als geheugensteuntje. •