Managementsysteem om uw hippische bedrijfsvoering te verbeteren

Voor elk type hippische onderneming zijn er andere bedrijfsgegevens die verwerkt en geanalyseerd kunnen worden. Maar over het algemeen hebben zij zowel klant- als paardgegevens te verwerken. Een managementsysteem waarbij beide gegevens bijgehouden kunnen worden bespaart veel tijd en werkt overzichtelijk. Er zijn diverse systemen beschikbaar die elk een andere behoefte vervullen. Bij het uitkiezen en inrichten van een (nieuw) managementsysteem moet er worden nagedacht wat het beste bij het type bedrijf past.

Voor manegebedrijven kan het bijvoorbeeld belangrijk zijn om lessenindelingen te maken, ruiters zichzelf te laten aanmelden en te analyseren hoeveel uur per week de paarden worden ingezet. Een trainings- of handelsstal wil een trainingsschema en de behaalde resultaten bijhouden. Een hengstenhouder wil zijn voorraad sperma beheren en de dekkingen van zijn hengsten bijhouden. En een hoefsmid wil eenvoudig kunnen facturen per paard of per klant versturen.

In dit artikel lichten we twee managementsystemen uit en de mogelijkheden die dit voor u als hippisch ondernemer biedt in uw bedrijfsvoering.

Welzijn waarborgen door inzicht inzet paarden en verdeling ruiters

Iedere manege met lesklanten werkt met een planning voor de lessen en activiteiten. Waar dat voorheen nog voornamelijk op papier gebeurde, gebruikt bijna iedere hippische ondernemer hier inmiddels een computer voor. Deze digitale ontwikkeling heeft veel voordelen voor manegehouders en hun klanten. “In het begin waren veel mensen bang dat er door het digitaliseren meer afstand tot de klant zou zijn. Maar er is juist meer tijd voor een praatje op het erf”, vertelt Max Bisschops van ManegePlan. “Doordat ruiters digitaal bijvoorbeeld hun les kunnen afzeggen en een nieuwe les op hun eigen niveau kunnen inplannen scheelt dit veel tijd. Ook zorgt het ervoor dat lessen beter bezet zijn, doordat men bij het inplannen van een inhaalles de bezetting kan inzien.”

Wat kan een manegehouder verder met een goed managementsysteem? “Om te beginnen zorgt het voor een centrale plek waar gegevens van klanten, paarden en de planning bijgehouden kan worden. Welke ruiters rijden er, wanneer rijden ze, welke abonnementen gebruiken zij, hebben zij nog lessen of betalingen open staan?”

Om het welzijn van de paarden te waarborgen kan per paard gekeken worden naar de inzet. Per type les kan de zwaarte als een weegfactor (een springles kan een zwaardere weegfactor toegekend worden dan een beginnersles) meegegeven worden waardoor de maximale inspanning per paard berekend kan worden. Dit geeft de manegehouder inzicht of hij structureel paarden te kort komt of dat er juist teveel paarden staan.

Voordeel digitalisering in coronatijd

Door het managementsysteem te integreren in de website of applicatie van de manege biedt het ook voor klanten veel voordelen. “Er hoeft bijvoorbeeld geen discussie te ontstaan of iemand zich op tijd heeft afgemeld voor een les. De manegehouder kan zelf bepalen wat de voorwaarden hiervoor zijn en middels een lessenmatrix direct de beschikbare inhaalmomenten tonen. Met name in de coronatijd werd deze functionaliteit goed gebruikt: de kantine mocht in eerste instantie nog niet open. In deze tijd was het ook heel prettig om een geautomatiseerd bericht naar alle klanten te sturen met een lesindeling en op welk paard zij die dag rijden. Zo kon het contact zoveel mogelijk geminimaliseerd worden. Daarnaast bleek het werken met abonnementen de afgelopen tijd erg prettig. Veel manegehouders konden blijven incasseren terwijl zij geen les mochten geven. Zij hadden snel inzichtelijk hoeveel lessen men nog tegoed had en daar een gepaste oplossing voor bedenken. Het voordeel van één systeem waar alle gegevens in bijgehouden worden was dat klanten ook direct geïnformeerd konden worden.”

Het online integreren van het managementsysteem biedt duidelijk voordelen voor zowel de manegehouder als zijn klanten. “Inschrijvingen en betalingen voor activiteiten kunnen verwerkt worden. En de online vindbaarheid wordt vergroot. “Er is meer verkeer op de website, dat wordt opgemerkt door Google”, licht Bisschops toe. 

Bewaren van overzicht

Wanneer je als ondernemer veel paarden voor klanten op het bedrijf hebt staan, is het soms lastig om het overzicht te houden. Elke klant heeft namelijk andere wensen voor het paard; veel buiten of beperkt, wel of niet in de stapmolen en welke supplementen moeten er gevoerd worden aan het paard. Door al die verschillende wensen wordt het lastig om dit voor elk paar te kunnen onthouden. Wanneer hier geen goed overzicht of planning voor is kan het zijn dat de situatie ook lastig werkbaar is voor u en uw personeel.

Om efficiënt te kunnen werken kan een passend managementsysteem de oplossing bieden. Met het juiste systeem die past bij uw bedrijfssituatie, kunt u een planning maken die u helpt om de structuur te bewaren. Waar ManegePlan een programma is dat voornamelijk geschikt is om lessen in te plannen, zijn er ook systemen die zich focussen op alles wat met de dagelijkse verzorging van de paarden te maken heeft. Dit maakt het mogelijk om alles in een overzichtelijke planning te registeren, zodat u altijd weet wat het paard op dat moment nodig heeft. Een dergelijk managementsysteem is niet alleen interessant wanneer u een trainings- of pensionstal heeft, maar bijvoorbeeld hoefsmeden en hengstenhouders kan het ook hulp bieden bij de dagelijkse bedrijfsvoering.

“Het is allemaal begonnen met het maken van softwaresystemen voor varkenshouderijen. Na een aantal jaar kreeg ik ook steeds vaker de vraag van hengstenhouders of ik geen managementsystem voor ze kon ontwikkelen en zo is het balletje gaan rollen” licht Joan van Gorkum toe. “Uiteindelijk kwam er ook steeds meer vraag vanuit pension- en trainingsstallen om een passend systeem voor hun stal te maken en zo is HorseManager ontstaan”. Samen met zijn dochter Bo zijn ze inmiddels al een bekende naam binnen de managementsystemen voor hippische bedrijven. “Inmiddels maken wij managementsystemen voor elk soort hippisch ondernemer, van dierenartsen tot grote evenementenorganisaties en van opfokstallen tot aan maneges.”

Structuur in planning en administratie

Een managementsysteem biedt niet alleen een oplossing voor de dagelijkse werkzaamheden op stal, maar alle administratie kan makkelijk geregistreerd en opgeslagen worden in een digitaal systeem. Dit zorgt ervoor dat dit op elk moment van de dag inzichtelijk is, wat een hoop tijd kan besparen. Hierbij kan gedacht worden aan het opslaan van facturen, het registreren van keuringsuitslagen en het opslaan van trainingsvideo’s.

Omdat een managementsysteem alles digitaal opslaat, biedt het de mogelijkheid dat u op elke plek en elk moment van de dag via een smartphone, tablet of laptop inzicht heeft in het systeem. Het is daardoor ook mogelijk om met meerdere mensen tegelijkertijd in het systeem te werken, zo is elke medewerker binnen het bedrijf altijd up-to-date.

Managementsysteem levert tijdwinst op en bespaart in de kosten

Een goed managementsysteem waarin de bedrijfsvoering wordt vastgelegd geeft een dergelijk inzicht en levert naast tijd ook geld op. Bijkomend voordeel van dergelijk systeem is dat ook alles in het kader van welzijn met betrekking tot de paarden vastgelegd wordt. Voor u als ondernemer prettig maar ook voor de groom en de eigenaar van het paard is dit handig.