Fiscale en boekhoudkundige verplichtingen voor paardenhouders
Elke ondernemer in de paardenhouderij heeft een financiële boekhouding. Hieruit wordt periodiek een aangifte omzetbelasting opgemaakt en na afloop van een kalenderjaar de balans en winst- en verliesrekening. Veel ondernemers krijgen steeds meer inzicht in hun financiële administratie door de kostprijsberekening van de FNRS, hun boekhoudsoftware of digitale aanlevering bij hun accountant. Zo kan je bijvoorbeeld tijdig stijgende kostprijzen signaleren, sneller anticiperen om je onderneming rendabel te houden of te monitoren op basis van verwachte groei. Wat zijn de fiscale en boekhoudkundige verplichtingen waar een paardenhouder aan moet voldoen? Johan Verkuylen van FNRS-partner ABAB licht dat in dit artikel toe.
Identificeren en registreren van de paarden
Naast het bijhouden van een financiële boekhouding, heb je als ondernemer nog meer administratieve verplichtingen. Zo moet je sinds april 2021 alle aanwezige paarden op jouw bedrijf registreren bij RVO via het identificatie- en registratiesysteem (I&R). Deze registratie geeft het RVO in de toekomst meer inzicht in dieraantallen. Gecombineerd met de bij RVO bekende mest aan- en afvoer en het in gebruik zijnde grasland/bouwland geeft dit de overheid ook meer informatie. Je was al verplicht om een sluitende mestboekhouding bij te houden, bijvoorbeeld door jaarlijks een mineralenbalans op te stellen. Door de I&R-verplichting heeft de RVO nu bij een controle van je mineralenbalans de exacte dieraantallen in beeld. Je moet er uiteraard voor zorgen dat dit ook met elkaar in overeenstemming is.
Dierenaantal en financiële betekenis
Naast het gebruik van de I&R voor de mineralenbalans, is het aan te bevelen als je zelf ook een overzicht hebt van de in de I&R opgegeven pony’s/paarden en van wat deze dieren financieel in jouw onderneming betekenen. Worden ze bij jou gestald en ontvang je hiervoor pensionstalling? Zet je de dieren in bij manegelessen? Traint je deze paarden tegen een vergoeding? Of zijn het je eigen paarden voor handel of fokkerij?
Deze informatie maakt het voor je accountant makkelijker om te controleren of de omzet in je onderneming compleet is. Als deze I&R-registratie aansluit bij je financiële administratie, levert dit bij een controle door de Belastingdienst minder vragen op.
Ongebruikelijke transacties
Daarnaast stellen ook banken steeds vaker vragen over geconstateerde ongebruikelijke transacties. Ongebruikelijke transacties zijn bijvoorbeeld stortingen, opnames of betalingen die niet passen in het normale proces of beeld van een bankrekening. Of een betaling ongebruikelijk is, wordt bepaald op basis van een lijst met risico’s. Deze lijst verschilt per bank. Veel voorkomende risico’s zijn:
- ongewoon grote geldopnames, stortingen en betalingen met contant geld;
- geldwisseltransacties van ongewoon grote bedragen;
- grote transacties die niet verklaard kunnen worden uit de gewone bedrijfsvoering van een klant;
- betalingen naar een hoog-risicoland of een oorlogsgebied.
Ook al zijn sommige van deze transacties voor jou als ondernemer de normaalste zaak van de wereld, je moet ze wel kunnen verantwoorden tegenover je bank of accountant/belastingadviseur als een transactie in eerste instantie ongebruikelijk lijkt.
Ongebruikelijke transacties zijn vaak (grote) contante transacties. Door het gemak van elektronisch bankieren, komen deze transacties al steeds minder vaak voor. Wilt jouw klant toch grote betalingen contant voldoen? Zorg dan dat je beschikt over informatie over deze klant, de herkomst van dit contante geld en de reden waarom deze betaling contant wordt voldaan. Ben je niet goed op de hoogte van de inhoud van deze onderzoekplicht? Neem dan contact op met je bank of accountant/belastingadviseur voordat je met een bepaalde partij in zee gaat of afspraken maakt. Je kunt dan vooraf zaken afstemmen en vastleggen zodat je hier later geen problemen mee krijgt.
Verduurzaming
Tot slot moet jij, net als alle ondernemers, goed nadenken over verduurzaming. Vanaf 2024 moeten alle beursgenoteerde bedrijven en grote ondernemingen verplicht verslag uitbrengen over hun duurzaamheidsbeleid en prestaties. Dit is het gevolg van de Europese richtlijn Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Bedrijven moeten deze informatie laten toetsen door een accountant. Middelgrote en kleine bedrijven zijn minimaal tot boekjaar 2026 vrijgesteld van de CSRD, maar zij krijgen dus al wel te maken met eisen van hun CSRD-plichtige klanten of leveranciers.
Je bedrijf hoeft voorlopig nog geen rapport over jouw duurzaamheidsbeleid op te maken. Toch zien wij dat verduurzamen voor veel ondernemers in de paardenhouderij hoog op het prioriteitenlijstje staat. Verduurzamen is op veel gebieden belangrijk en mogelijk. Veel bedrijven hebben hierin al de nodige stappen gezet of zijn hiermee bezig. Heb jij al duurzaamheidsvoornemens? Je accountant en bank kijken graag met jou naar de haalbaarheid van je plannen.