Goed ondernemen met algemene voorwaarden
Een veelgestelde vraag aan de FNRS: “Is het verplicht algemene voorwaarden te hebben?” Wibe Reddingius van Langelaar Klinkhamer Advocaten, partner van de FNRS, bespreekt een aantal regels omtrent algemene voorwaarden en geeft tips aan de hand van enkele voorbeelden. Dit artikel verscheen eerder in De Hippische Ondernemer.
De wet definieert algemene voorwaarden als: “een of meer bedingen die zijn opgesteld teneinde in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van bedingen die de kern van de prestaties aangeven, voor zover deze laatstgenoemde bedingen duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd”. Bepalingen die de kern van de prestatie aangeven (zoals de te leveren producten of diensten en de prijs daarvan) vallen hier dus niet onder. Telkens terugkerende standaard afspraken over bijvoorbeeld betalingstermijnen, beperking van aansprakelijkheid, toepasselijk recht en wie bevoegd is om over geschillen te oordelen, zijn onderwerpen die thuishoren in algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden – de spreekwoordelijke kleine lettertjes van een contract – worden gebruikt om afspraken van algemene aard die regelmatig worden gebruikt vast te leggen. Het grote voordeel van algemene voorwaarden is dat jij als ondernemer – de gebruiker van de algemene voorwaarden – niet telkens met iedere wederpartij (jouw klanten!) opnieuw hoeft te onderhandelen over bijkomende afspraken. Je kan volstaan met vastlegging van de zogenoemde kernbedingen.
Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden moeten deel uit maken van de overeenkomst. Dat betekent dat je jouw algemene voorwaarden daarop van toepassing moet hebben verklaard. Dat doe je door in de overeenkomst te vermelden dat daarop jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Jouw klant moet die algemene voorwaarden vervolgens aanvaarden: daarmee akkoord gaan. Dat kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld door het ondertekenen van de overeenkomst waarin staat dat jouw algemene voorwaarden daarop van toepassing zijn. Het is belangrijk dat je kan aantonen dat jouw klant daadwerkelijk akkoord is met de algemene voorwaarden. Je kan jouw klant bijvoorbeeld vragen om dat per e-mail aan je te bevestigen.
Om met succes een beroep te kunnen doen op jouw algemene voorwaarden is het van belang om te voldoen aan de (strikte) wettelijke regels die daarvoor gelden. Jouw wederpartij geniet wettelijke bescherming, zeker wanneer het een consument of kleine onderneming betreft. In een ander artikel op onze website, leggen we het verschil uit tussen algemene voorwaarden en een overeenkomst.
Vooraf geven of toezenden
Een van die regels – waarop consumenten en andere ‘kleinere’ wederpartijen een beroep kunnen doen – is dat jij jouw wederpartij vooraf de redelijke mogelijkheid moet geven om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Uitgangspunt is dat je jouw wederpartij de algemene voorwaarden ter hand moet stellen, oftewel: moet geven of toezenden. Dat moet voorafgaand of bij het sluiten van de overeenkomst. Het heeft dus geen zin om algemene voorwaarden achterop een factuur af te drukken, die jouw klant achteraf ontvangt. Stuur, liefst in een zo vroeg mogelijk stadium, jouw algemene voorwaarden mee met bijvoorbeeld jouw aanbiedingen en offertes en vergeet daarin natuurlijk niet te vermelden dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn. In bepaalde situaties zijn er volgens de wet ook andere mogelijkheden dan terhandstelling, bijvoorbeeld als de overeenkomst elektronisch is gesloten. Het is van belang dat je achteraf kunt bewijzen dat jij aan jouw ‘verplichting’ hebt voldaan. Het is dus verstandig om jouw wederpartij te laten tekenen voor ontvangst van jouw algemene voorwaarden of schriftelijk/per e-mail te laten bevestigen dat jouw algemene voorwaarden zijn ontvangen.
Voorwaarden niet van toepassing
Als niet aan de wettelijke regels is voldaan, is de kans groot dat een beroep op één of meerdere bepalingen uit jouw algemene voorwaarden niet slaagt. Het is zelfs mogelijk dat jouw algemene voorwaarden volledig buiten beschouwing worden gelaten, bijvoorbeeld als je slechts hebt meegedeeld dat de algemene voorwaarden op het eerste verzoek zullen worden toegezonden. Dat kan hele vervelende gevolgen hebben, bijvoorbeeld als de aansprakelijkheidsbeperkingen uit jouw algemene voorwaarden niet gelden. Jouw aansprakelijkheid is dan niet beperkt in tijd of in geld en in beginsel grenzeloos.
Wanneer jouw wederpartij een onderneming is met eigen algemene voorwaarden kan achteraf discussie ontstaan over welke algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn. Sluit toepasselijkheid van andere algemene voorwaarden dan jouw eigen dus altijd uit.
Inhoud op bedrijsvoering afstemmen
Voor wat betreft de inhoud van jouw algemene voorwaarden doe je er verstandig aan regelmatig te controleren of jouw algemene voorwaarden nog aansluiten bij je bedrijfsvoering en bedrijfsprocessen. Vaak wordt gebruik gemaakt van standaard algemene voorwaarden van bijvoorbeeld brancheorganisaties die (deels) niet meer passen bij jouw bedrijfsvoering. Als jouw onderneming door de jaren aanzienlijk is gegroeid of andere producten of diensten is gaan leveren, kan het nodig zijn jouw algemene voorwaarden mee te laten veranderen.
Algemene voorwaarden dienen het zaken doen voor de gebruiker makkelijker te maken. Helaas kom ik in mijn praktijk nog vaak genoeg algemene voorwaarden tegen die niet aansluiten bij de bedrijfsprocessen van de gebruiker of nietige of vernietigbare bedingen bevatten. Nog veel vaker kom ik situaties tegen waarin algemene voorwaarden gewoonweg niet van toepassing zijn, omdat de wederpartij niet op voorhand van die voorwaarden kennis heeft kunnen nemen.
Om het maximale rendement uit de algemene voorwaarden te halen, is het dus van belang dat aan alle wettelijke regels is voldaan en de algemene voorwaarden aansluiten op jouw bedrijfsvoering en bedrijfsprocessen.
Wel of geen algemene voorwaarden?
Een veelgestelde vraag aan de FNRS: “Is het verplicht algemene voorwaarden te hebben?” Het korte antwoord op deze vraag: Nee, het is niet wettelijk verplicht om algemene voorwaarden te hebben, maar bedrijven die er wel naar verwijzen in hun voorwaarden moeten deze wel hebben. Voor sommige FNRS-overeenkomsten is dit het geval. In dit artikel een uitleg over de algemene voorwaarden van de FNRS en waarom hier op gecontroleerd wordt in het kwaliteitsbeleid.
Iedere FNRS-ondernemer die FNRS-overeenkomsten gebruikt die voor 2021 zijn gemaakt, dient algemene voorwaarden te hebben en deze ter hand te stellen. De nieuwste overeenkomsten hebben de verwijzing naar de algemene voorwaarden niet. Gebruikt je nog oudere versies van de overeenkomsten? Dan zal je zeker nog algemene voorwaarden moeten hebben en je klanten hier ook van op de hoogte moeten brengen.
Lees meer over de FNRS-overeenkomsten en waarom er op wordt gelet in het kwaliteitsbeleid.