Stel je eigen personeelsreglement op

Huis- en gedragsregels

Het opstellen van een gedragscode omschrijft wel gedrag wel en niet geaccepteerd wordt van de medewerkers. Dit zorgt voor duidelijkheid binnen je bedrijf en bevordert de werksfeer. Een gedragscode wordt gebruik om eventuele problemen te voorkomen. Neem hierin op hoe je wilt dat je medewerkers omgaan met collega’s, klanten en eigendommen van jouw bedrijf. Voor sommigen komt dit soms overdreven over, maar door deze regels op papier te zetten voorkom je discussies binnen het team. Zorg ervoor dat in dit document ook eventuele sancties vermeld staan bij overtreding van de regels, zoals een officiële waarschuwing, schorsing of ontslag.

Functieomschrijvingen

Het klinkt zo vanzelfsprekend, maar het hebben van functieomschrijvingen is erg belangrijk binnen een bedrijf. Hierin omschrijf je letterlijk wat een functie inhoudt. Het is handig om dit op papier te hebben wanneer je nieuw personeel wilt aannemen, omdat dit houvast biedt bij de selectieprocedure. Maar ook voor medewerkers die al in dienst zijn is het hebben van functieomschrijvingen belangrijk. Daarom kun je dit ook een onderdeel maken van het personeelsreglement. De omschrijvingen kunnen als maatstaf gebruikt worden bij functioneringsgesprekken en beoordelingen. Ook zijn ze noodzakelijk om als leidraad te kunnen gebruiken bij ontslag.

Een functieomschrijving bevat verschillende onderdelen:

-    Functienaam: bedenk een naam voor de functie, deze moet de lading van de functie dekken maar ook duidelijk en concreet zijn
-    Doel van de functie: welke taak moet deze persoon gaan uitvoeren
-    Positie van de functie: beschrijf de plaats van de functie binnen het bedrijf, welke afdeling gaat het om, met welke collega’s heb je te maken binnen de functie etc.
-    Werkzaamheden: welke werkzaamheden komen voor binnen de functie
-    Competenties: over welke competenties/ eigenschappen moet de medewerker beschikken
-    Arbeidsvoorwaarden: welke arbeidsvoorwaarden, zoals salaris en doorgroeimogelijkheden horen bij de functie
-    Contractduur: is er sprake van een proeftijd, een tijdelijk contract, is er zicht op vast contract?

Salarisschalen

Voor veel hippische ondernemers is dit een onderwerp wat ze lastig vinden om op papier te zetten. Maar in de huidige tijden kun je er als werkgever niet meer onderuit dat het belangrijk is om salarisschalen of indicaties op papier te zetten. Medewerkers willen weten waar ze aan toe zijn en of het mogelijk is om in het salaris verder door te groeien of niet. Veel hippische ondernemers bepalen momenteel de werknemerssalarissen op basis van individuele onderhandelingen. Dit kan echter leiden tot beloningsverschillen binnen het bedrijf. Om dit te voorkomen is het van belang om salarisschalen op te stellen voor de verschillende functies binnen jouw bedrijf. Voordat je aan de slag gaat met het opstellen van jouw eigen salarisschalen, is het belangrijk dat je als werkgever helder hebt wat de onderen bovengrens zijn voor bepaalde functies. Dit zorgt ervoor dat je bij onderhandelingen een leidraad hebt waarbinnen je kunt onderhandelen. Het salaris van je werknemers hangt af van meerdere factoren, zoals leeftijd, ervaring, opleiding en functieinhoud. In welke salarisschaal je een werknemer indeelt, is afhankelijk van zijn functie, werkervaring en opleiding.

Een voorbeeld van hoe je dit kunt aanpakken is:

·    schaal 1 t/m 4: ongeschoold werk
·    schaal 5 t/m 8: functies op mbo-niveau
·    schaal 9 t/m 11: functies op hbo/wo-niveau
·    schaal 12 en hoger: leidinggevende functies

Stel per werknemer een profiel op waarin je alle relevante factoren verwerkt, zodat je de positie in een salarisschaal ook goed kunt motiveren. Elke salarisschaal heeft een start- en een eindloon, daartussen spreken we van schaaltreden. Een werknemer zonder ervaring begint op het startloon. Elk jaar geef je hem een vooraf vastgestelde loonsverhoging, de periodiek. Wanneer iemand na een aantal jaar het plafond van de salarisschaal bereikt heeft, kun je werken met bijvoor- beeld jaarlijkse bonussen. Om te kunnen bepalen wat een redelijke beloning is voor je werknemers, kun je kijken naar cao’s van andere sectoren, denk hierbij bijvoorbeeld aan de cao sport of cao dierhouderij. Voor personeel dat ook (gedeeltelijk) in de kantine werkt kun je de cao horeca bijvoorbeeld erbij pakken. Vraag ook eens aan andere collega ondernemers hoe zij dit hebben aangepakt binnen hun onderneming.

Werkkostenregeling

De werkkostenregeling houdt in dat ondernemers een percentage van de totale fiscale loonsom kunnen besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor de medewerkers van de ondernemingen. Dit percentage, dat vrije ruimte wordt genoemd, ligt momenteel op 1,2%. De ondernemer bepaalt zelf welke vergoedingen en  verstrekkingen  worden aangewezen als werkkosten. Alles wat niet als werkkosten wordt aangewezen valt buiten de vrije ruimte en is hiermee belast loon voor de medewerkers. De maximale hoogte van vergoedingen en verstrekkingen wordt berekend met een gebruikelijkheidstoets. Informatie over de werkkostenregeling hoeft niet in het personeelsreglement, maar je kunt hierin wel aangeven welk bedrag je hier jaarlijks aan uitgeeft. Meer informatie over de werkkostenregeling vind je op onze website binnen het thema ‘Goed werkgeverschap’.

Overwerken

Het is binnen de hippische sector bijna normaal geworden voor werknemers om over te werken. We spreken van overuren bij uren die gewerkt worden die niet van tevoren zijn ingepland. In de wet staat niets vastgelegd over overwerken, sommige cao’s hebben hier wel wat over opgenomen. In de Arbeidstijdenwet staat wel opgenomen hoeveel uur iemand maximaal per dag en per week mag werken. Of overuren uitbetaald moeten worden hangt af van de afspraken die er tussen werknemer en werkgever gemaakt zijn. Het niet uit betalen van overuren is in de huidige tijd niet meer te verantwoorden. Zorg er dus voor dat je als ondernemer hier duidelijk afspraken over hebt gemaakt en neem deze op in het personeelsreglement.

Functioneringsgesprekken

Bij jouw bedrijf is het voor jou en jouw werknemers belangrijk dat er, ten minste eenmaal per jaar, functioneringsgesprekken worden gevoerd. Een functioneringsgesprek is een hulpmiddel om het beleid van een onderneming vorm te geven. In een functioneringsge- sprek kan jij aangeven welke doelen jouw onderneming nastreeft, welke rol jouw werknemer daarbij kan spelen en wat er van hem wordt verwacht. De werknemer kan aangeven hoe hij/zij zijn of haar functie ervaart en welke groeimogelijkheden er mogelijk zijn.

Leidraad voor een te voeren functioneringsgesprek

Het is verstandig te beginnen met gesprekspunten van jouw medewerker. Daarmee geef je als leidinggevende aan jouw medewerker serieus te nemen. Nadat de medewerker zijn gesprekspunt heeft toegelicht, stimu- leer je de medewerker om met een oplossing te komen. Zo creëert je draagvlak voor gemaakte afspraken en bevordert het zelf oplossend vermogen van jouw medewerkers. Als alle punten van de medewerker behandeld zijn, komen jouw punten aan bod. Je vraagt na intro- ductie van jouw punt de visie van de medewerker en vraagt ook hier de medewerker om een oplossing.

Leidraad voor een te voeren beoordelingsgesprek

Het is verstandig in het beoordelingsgesprek te beginnen met het eindoordeel. Daar is de medewerker immers het meest nieuwsgierig naar. Als dit 'tegenvalt' kan jij de ergste teleurstelling opvangen met behulp van de sub oordelen. Tijdens het geven van de sub oordelen, houd je oog voor de reactie van de medewerker. Na het herhalen van het eindoordeel en het benoemen van de consequenties is ruimte voor persoonlijke omstandig- heden en zaken die het functioneren hebben beïnvloed en maken de partijen afspraken voor de nieuwe beoor- delingsperiode.

Op onze website vind je alle informatie over het voeren van een functionerings- en beoordelingsgesprek met jouw werknemer. Naast deze informatie heeft de FNRS ook een evaluatieformulier beschikbaar gesteld wat je kunt gebruiken om de beoordeling vast te leggen.

Vakantie- en vrije dagen

Werken in de hippische sector is vaak best zwaar en vakantie en vrije dagen op kunnen nemen is daarom extra belangrijk. Elke werknemer heeft het recht om vrije dagen op te nemen, maar hoeveel vakantiedagen ga en moet jij je werknemers geven? De hoeveelheid vrije dagen die jouw werknemer per jaar op mag nemen staan omschreven in de arbeidsovereenkomst. Jouw werknemers hebben, volgens  de wet, minimaal recht op vier maal de gewerkte uren per week. Een werk- nemer kan bij elkaar opgeteld, vier weken vrij nemen. Dit verschilt wel per dienstverband. Wanneer een werknemer fulltime werkt kan hij of zij vier fulltime weken vrij nemen en wanneer een werknemer parttime werkt kan hij of zij vier parttime weken vrij nemen. Het is belangrijk dat je in het personeelsreglement vastlegt hoe de vakantieaanvraag verloopt. Vraag je medewerker bijvoorbeeld om de aanvraag van de vrije dagen op tijd in te dienen. Je mag een termijn of deadline hiervoor vaststellen die past bij jouw organisatie. Zorg dat de aanvragen altijd digitaal aangevraagd en verwerkt wor- den, zodat deze altijd terug te vinden zijn en er geen misverstanden kunnen ontstaan. Naast wettelijke vrije dagen heeft jouw werknemer ook recht op andere soor- ten verlof. Denk aan zwangerschapsverlof, verlof voor een begrafenis of huwelijk. Ook deze punten zijn belang- rijk om goed vast te leggen in je personeelsreglement.

Feestdagen

Nieuwsjaarsdag, Goede Vrijdag, Pasen, Koningsdag, Bevrijdingsdag, Hemelvaart, Pinksteren en Kerst. Allemaal nationale feestdagen waarop veel werknemers vrij zijn. Jij als werkgever bent niet verplicht om je personeel vrij te geven op deze dagen. Dit mag je als ondernemer zelf bepalen. Neem dit wel goed op in het personeelsreglement of in het contract van je werk- nemer. Op deze manier voorkom je onduidelijkheden.