Privacy, social media en smaad of laster

Doorlopend lichten we verschillende items van het nieuwe kwaliteitsbeleid uit om ondernemers te helpen hun bedrijf op de juiste manier te runnen. In dit derde item bespreken we de privacy. FNRS controleert tijdens een kwaliteitskeuring of je een privacyverklaring hebt en of deze beschikbaar is voor jouw klanten en medewerkers. We vertellen over hoe jij kunt omgaan met de privacy van jouw klanten en medewerkers.

AVG

Inmiddels is het vier jaar geleden dat de nieuwe privacywet, de AVG, in werking trad. De AVG heeft de Wet bescherming persoonsgegevens vervangen en sindsdien geldt daarmee dezelfde privacywetgeving voor de hele Europese Unie. De wet houdt in dat alleen gegevens worden opgeslagen die een bedrijf of vereniging daadwerkelijk nodig heeft en dat vastligt welke gegevens worden opgeslagen, hoe deze worden beschermd en wanneer deze worden vernietigd.

De AVG is echter meer dan alleen het omgaan met uw klantgegevens. Kortgezegd is de AVG van toepassing op de volgende gegevens:

• Klantgegevens; dit zijn alle gegevens omtrent de klanten op jouw bedrijf. Dit kunnen ruiters of lesklanten zijn, maar ook de gegevens van pensionklanten of de eigenaren van paarden die bij jou (in training) staan.
• Personeelsgegevens; de gegevens van al jouw personeelsleden dienen bijgehouden te worden in een personeelsdossier.
• Bedrijfsgegevens; dit kunnen gegevens zijn van leveranciers of andere bedrijven waarmee jij een zakelijke relatie hebt.

Al de gegevens van bovenstaande groepen dien je op een andere manier mee om te gaan. Het is dan ook belangrijk dat je in jouw administratie hier een onderscheid in maakt.

Checklist

Er komen veel zaken kijken bij het op orde maken van de AVG binnen jouw bedrijf. We zetten graag een paar belangrijke punten voor jou op een rij:

• Controleer uiteraard als eerst of jouw bedrijf aan de juiste regels van de AVG voldoet. Je moet altijd kunnen aantonen dat jouw bedrijf aan de AVG voldoet, dit wordt ook wel de verantwoordingsplicht genoemd. Heb je bijvoorbeeld een register van verwerkingsactiviteiten voor jouw bedrijf? En kun je laten zien dat jouw bedrijf de juiste technische en organisatorische maatregelen heeft genomen?
• Bewaar ik de juiste gegevens van mijn klant/relatie/personeel; bewaar je enkel de gegevens die van noodzaak zijn of beschik je ook nog over gegevens die je als bedrijf niet nodig hebt of de persoon geen toestemming voor heeft gegeven?
• Heb ik gegevens van oude relaties verwijderd en hebben de nieuwe relaties allemaal duidelijk toestemming gegeven? Controleer regelmatig of oude relaties uit jouw database verwijderd zijn en of je van nieuwe klanten op de juiste wijze toestemming hebt gevraagd voor het bewaren van de gegevens.
• Zorg dat het mogelijk is voor klanten om hun gegevens die je bewaard, in te zien. Hier hebben zijn recht op. Dat kan bijvoorbeeld via een klantenportal.
• Stel een persoon binnen jouw bedrijf verantwoordelijk voor de juiste administratie omtrent de AVG.
• Houd je als ondernemer aan de meldingsplicht. Mocht je als ondernemer twijfelen of gegevens zijn uitgelekt of dat je op een andere manier niet aan de AVG hebt voldaan? Meld dit dan altijd Autoriteit Persoonsgegevens.

Social media 

Wordt er veel gefilmd en gefotografeerd op jouw stal of manege en wordt dit vervolgens op social media gedeeld? Het kan zijn dat er dan sprake is van schending van privacy van klanten en onveilige situaties. Mensen die van paardrijden houden maken namelijk vaak veel foto’s van hun lieve viervoeter. Dit plaatsen we dan op social media. Als je foto’s plaatst op social media met daarop mensen, kan het zijn dat je de regels uit de AVG overtreedt. 

AVG niet van toepassing

Het publiceren van een afbeelding online is een ‘verwerking van persoonsgegevens’ waarop de AVG geldig is. Hierop geldt wel een uitzondering. De AVG is namelijk niet van toepassing wanneer je privé een post plaats, dus niet namens een organisatie, voor professionele of commerciële doeleinden. Je moet dus zorgen dat de beelden alleen zichtbaar zijn voor een vaste kring, zoals familie of vrienden. De social media posts mogen dus niet openbaar zijn. Ook niet voor vrienden van vrienden op Facebook. 

Je kunt dus instellen dat het aantal volgers wie jouw foto’s kunnen zien, beperkt blijft. Doe dit door je privacy-instellingen op social media te veranderen. Op Facebook en Instagram kun je bijvoorbeeld instellen dat je posts alleen te zien zijn voor je volgers. Je kunt er ook voor kiezen om posts te publiceren waarop gezichten niet zichtbaar zijn.

Het is mogelijk dat bepaalde accommodaties niet als publieke binnenruimte aangemerkt worden, maar als privaat of besloten. Sportaccommodaties worden door de overheid wel aangemerkt als ‘openbare ruimte’. Bij een openbare ruimte gelden de regels: filmen en foto’s maken in een openbare ruimte is toegestaan, omdat het valt onder de ‘vrijheid van informatiegaring’. Dit ihoor bij vrijheid van meningsuiting. Je hoeft een ander dus niet te waarschuwen of om goedkeuring te vragen.

AVG wel van toepassing 

Wanneer je een social media post plaatst op een openbare pagina met daarop zichtbaar mensen, dan moet je vooraf toestemming vragen aan desbetreffende persoon die op de afbeelding staat. De persoon moet goed geïnformeerd zijn over de plek waar de foto gepubliceerd wordt. De AVG heeft scherpe regels opgesteld bij een geldige toestemming. Ook moet de persoon zelf de keuze hebben of hij of zij accepteert of weigert. Als laatste moet je onder de AVG aantonen dat je goedkeuring hebt verkregen. 

Het is dus aan te raden, wanneer je de foto toch op een openbare pagina wil plaatsen, om te regelen dat je de goedkeuring via een bericht of mail vraagt en krijgt. Een goedkeuring kan altijd worden ingetrokken. Als de persoon die op de foto staat de eerder gegeven goedkeuring ontbind moet je de foto weghalen. En misschien wel het belangrijkste: als iemand aangeeft niet blij te zijn dat je zijn foto of een foto van zijn kind hebt geplaatst of om andere reden zijn toestemming intrekt, haal de foto dan meteen weg.

Smaad of laster

FNRS-partner Langelaar Klinkhamer Advocaten heeft vaak te maken met hippische cliënten die beschadigd zijn op social media, in artikelen op internet of in andere media. Maar het is niet altijd vanzelfsprekend dat er sprake is van smaad of laster. 

Wibe Reddingius: “Indien cliënten mij vragen om iets te doen aan een, in hun ogen, onrechtmatige uiting en ik kom tot de juridische conclusie dat er inderdaad sprake is van een onrechtmatige uiting, adviseer ik meestal nog eens goed de gevolgen te overwegen van juridische stappen. Het is mijn ervaring dat bijvoorbeeld een rectificatie opnieuw veel stof over het onderwerp doet opwaaien, meestal meer stof dan de oorspronkelijke publicatie waarvan rectificatie wordt verlangd. Hetzelfde geldt uiteraard voor aangifte van smaad of laster of een vordering tot gebod of een verbod in bijvoorbeeld een kort geding waarvan de pers, ongeacht de uitkomst van het kort geding, zal smullen. Als je wordt geschoren, moet je stil zitten, maar niet oneindig lang.”

Heb je vragen? Neem dan contact op met Wibe Reddingius door te bellen naar 010 – 411 41 46 of te mailen naar reddingius@langelaarklinkhamer.com

Documenten voor FNRS leden

De FNRS beschikt over verschillende documenten om jou te hepen bij de juiste administratie en verwerking van gegevens. Zo is er een voorbeeld voor een privacy policy, geheimhoudingsverklaring en een voorbeeld voor een verwerkingsregister te downloaden op onze website. De documenten vind je hier.

Heb je vragen of hulp nodig, neem dan contact op met de Ondernemersdesk via ondernemersdesk@fnrs.nl of 088-02 24 300. Wil je meer algemene informatie over de AVG? Veel informatie en vragen vind je terug op de website van de Autoriteitpersoonsgegevens.

Het ‘Handboek FNRS-kwaliteitsbeleid’ is gratis te downloaden. Heb je vragen over het nieuwe kwaliteitsbeleid? Mail of bel Robert van Almkerk. Robert is bereikbaar via: r.van.almkerk@fnrs.nl of 062293479